どの表現様式を扱うソフトウェアでも，作成する文書を「ファイル」として扱う点は共通です．
ですから，作業対象とするファイルに対する次のような操作はどの表現様式の文書作成ソフトウェアも共通して持っていて，その内容もよく似ています．
カッコ内はソフトウェアのメニューで使われることの多い用語を示したものです．
ファイルを作成する（新規作成）
ファイルに名前を付ける（名前を付けて保存）
ファイルの内容を書き換える（上書き保存）
RAM上のファイルを補助記憶装置に記憶・保存する（保存）
補助記憶装置のファイルをRAMへ装填する（開く）※
ファイルの内容を印刷する（印刷）※
ファイル名を変更する（名前を付けて保存，別名で保存）※
ファイルを送信する（送信）※
これらの作業はファイルを単位として行われますので，ソフトウェアの機能としては，「ファイル」メニューに組み込まれています．
なお，フォルダに関する操作，すなわち，
フォルダを作成する
フォルダに名前を付ける
フォルダ名を変更する
フォルダをコピーする，移動する，削除する
ファイルを格納するためにフォルダを選択する
などの機能は，ファイル一覧を表示するソフトウェア（例：エクスプローラ）に用意されます．
上述のファイル操作の中の※印を付けたものや，ファイルのコピー・削除・移動の作業も，ファイルを開かないで行うので，フォルダに関する操作と同様に，ファイル一覧を表示するソフトウェアの上で行うことが一般にできます．
ちなみに，フォルダをメールに添付することは，一般に出来ません．その理由はもう分かりますね．そう，フォルダは分類名でしかなく，それ自身の内容というものを持っていないからです．
一般に圧縮・解凍のためのソフトウェアはフォルダ内のファイルを一括した作業が可能で，圧縮作業の結果は１つの圧縮ファイルになります．この圧縮ファイルは，メールに添付することができます．
